Contoh Surat Penagihan untuk Hutang Piutang Niaga

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih suatu tanggungan pembayaran, dikirimkan oleh penjual atau kreditor kepada pihak pembeli atau debitor. Secara umum, surat penagihan ini harus memperhatikan aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.

Surat penagihan adalah salah satu jenis surat niaga yang penting untuk diketahui. Sebab, dalam proses jual beli barang, seringkali dilakukan dengan sistem kredit. Sistem kredit artinya proses pembayaran akan dilakukan beberapa waktu setelah barang diterima pembeli sesuai kesepakatan.

Dalam sistem kredit ini, ada pihak debitor dan pihak kreditor. Pihak pembeli atau berkewajiban untuk membayar disebut debitor. Sedangkan pihak penjual atau brhak mendapatkan bayaran tersebut disebut kreditor.

Dalam sistem kredit ini, ada kalanya pihak debitor tidak membayar kewajiban hutangnya tepat waktu pada tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai kesepakatan. Bila hal ini terjadi, maka pihak kreditor dapat mengirimkan surat penagihan untuk pihak debitor.

Surat penagihan ini ada beberapa macam, yakni :
a.       Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.    
Surat penagihan yang bersifat mengingatkan biasanya dikirim secara periodik pada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Surat penagihan ini dibuat  dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar. Diharapkan, dengan menerima surat penagihan ini, debitor tidak lupa kalau masih mempunyai tanggungan hutan.

b.      Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
Surat penagihan ini biasanya dikirim kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya, namun belum juga memenuhi kewajibannya.

c.       Surat penagihan yang bersifat teguran.
Surat penagihan bersifat teguran dikirim apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan yang telah dikirimkan sebelumnya. Jika kreditor sudah mengirimkan surat teguran, biasanya disertai dengan sanksi bisnis.

Surat penagihan harus bersifat obyektif. Artinya, informasi piutang yang disampaikan pada debitor harus berasal dari sumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Karenanya, surat penagihan yang dibuat berdasarkan pada data kartu piutang yang harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait terlebih dahulu. Seperti misalnya faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.

Contoh Surat Penagihan
PT JAYA BAYA
Jl. Bundaran Raya, Salatiga Blok E 112 Jawa Tengah
-------------------------------------------------------------------------------------
9 Februari 2016

Kepada Yth,
CV LIYA LEA
Jalan Merpati Putih No 11
Semarang, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Sesuai dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 30 Januari 2016, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang Saudara pada kami telah jatuh tempo pembayarannya sejumlah Rp 31.300.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
-        Faktur No 112 sebesar Rp 17.700.000,00, jatuh tempo tanggal 29 November 2015
-        Faktur No 51 sebesar Rp 9.300.000,00, jatuh tempo tanggal 11 Desember 2015
-        Faktur No 77 sebesar Rp 4.300.000,00, jatuh tempo tanggal 11 Januari 2015
Keterlambatan pembayaran mungkin akibat kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.

Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Keuangan


Andrian Andri Ginanjar, S.E.