Contoh Surat Pengantar Proposal untuk Sponsorhip

Surat pengantar proposal adalah surat yang menyertai sebuah proposal yang hendak dikirimkan kepada pihak tertentu. Jadi, ketika kita hendak mengajukan proposal untuk mendapatkan dukungan dari suatu pihak, maka kita tidak bias menyerahkan hanya proposal itu saja.

Diperlukan suatu surat yang berguna untuk menyampaikan isi pokok yang tertera dalam proposal tersebut. Tujuannya adalah agar pihak yang menerima proposal mengerti tentang gambaran umum dari proposal tersebut, serta kenapa ia menerima proposal tersebut.

Dalam sebuah proposal, mungkin saja terlibat banyak pihak dengan perannya masing -masing. Ada pihak yang diharapkan dapat bertindak sebagai penyedia dana, penyedia tempat, penyedia peralatan, pihak pembicara, dan lainnya.

Karena masing -masing pihak mempunyai peran yang berbeda, maka surat pengantar proposal pun juga harus berbeda. Surat pengantar proposal disesuaikan dengan pihak yang dituju, walau pun proposal yang menyertainya mungkin sama isinya.

Untuk menulis surat pengantar proposal, harus dibuat secara jelas dan singkat. Dalam surat tersebut setidaknya harus memuat beberapa poin penting berupa :

1.      kegiatan apa yang hendak diadakan,
2.      waktu dan lokasi,
3.      pihak penyelenggara
4.      tujuan kegiatan
5.      tujuan penyampaian proposal (apakah hendak diminta menjadi pembicara, sponsor, peserta, penyedia tempat dan lainnya)

Agar lebih jelas, dapat dilihat pada contoh surat pengantar proposal untuk sponshorsip berikut ini.


PANITIA PENTAS SENI REOG SOLO
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS SENI INDONESIA
Jl. Adi Sucipto No. 99, Surakarta Telp. (0271) 123456
Fax. (0271) 1234566 Surakarta 57111 Email: bem@usi.ac. id
--------------------------------------------------------------------------------------
No                   : 099/PSRS/III/16
Lampiran         : 1 bendel proposal
Hal                  : Permohonan Sponsorship
Kepada            : Pimpinan Cabang PT Batik Jaya Baya
  Jalan Slamet Riyadi 9 09, Surakarta

Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Hari Pendidikan Nasional, BEM Universitas Seni Indonesia bermaksud untuk mengadakan Pentas Seni Reog Solo Manah Jiwo. Acara PSRS Manah Jiwo ini akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal     : Senin – Rabu, 24 Mei 2016
tempat             : Alun Alun Kidul Keraton Kasunanan
tema                 :“Manah Jiwo - Pungkasaning Roso”
Untuk itu, kami selaku panitia PSRS Manah Jiwo dari BEM USI, mengajukan permohonan kerjasama sponsorship untuk mendukung kelancaran acara tersebut.
Dalam acara tersebut, akan diundang para pelaku seni reog dari berbagai daerah di Indonesia. Selain itu, aneka seni lain juga akan dipentaskan untuk memeriahkan acara yang digelar untuk masyarakat umum ini.  Bersama dengan ini, kami juga melampirkan proposal yang menerangkan kegiatan dan bentuk kerjasama bagi pihak sponsor sebagai bahan pertimbangan.
Demikian surat permohonan ini kami ajukan, atas kerjasama dan dukungan yang diberikan dalam kegiatan PSRS Manah Jiwo ini, kami mengucapkan terima kasih.
Surakarta, 11 Maret 2016

Universitas Seni Indonesia
Wakil Rektor I,


Dra. Nisa Lusia
NIP. 022222222222222
Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Seni Indonesia
Ketua,
Panitia Pentas Seni Reog Solo
Ketua,


Andra Gini Jaya
NIM. 0000000111
Gibran Dewata
NIM.000000222