Contoh Surat Penawaran sebagai Jawaban Surat Permintaan Penawaran

Surat penawaran adalah salah satu bentuk surat dinas swasta atau surat niaga. Surat penawaran merupakan jenis surat yang disampaikan oleh penjual kepada calon pembeli, yang isinya mengenai penawaran sesuatu barang atau jasa.

Surat penawaran dapat disampaikan atas inisiatif penjual dan dapat pula sebagai jawaban atas surat permintaan penawaran yang telah dikirim sebelumnya oleh calon pembeli. Penulisan surat penawaran harus dibuat semenarik mungkin agar dapat menimbulkan keinginan dari calon pembeli untuk membeli.

Adapun isi pokok yang penting dituliskan dalam sebuah surat penawaran, yakni mengenai beberapa hal berikut :
1.           nama, jenis, mutu dan jumlah barang yang ditawarkan
2.           cara pembayaran yang dikehendaki
3.           cara pembayaran barang
4.           besar potongan harga (bila ada)
5.           harga satuan barang dan harga barang dalam partai besar
6.           tawaran kemudahan-kemudahan lain, semisal garansi, service gratis, dan lain-lain.

Penulisan surat penawaran juga harus memperhatikan beberapa aspek penting lain, seperti:
1.           Bahasa surat.
Kalimat atau bahasa surat dibuat sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian calon pembeli.
2.           Isi surat
Harus dapat memberi motivasi pada pembaca, sehingga dapat menimbulkan keinginan untuk mengetahui lebih lanjut perihal barang yang sedang ditawarkan.
3.           Bila surat penawaran tersebut merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, maka segala sesuatunya harus diutarakan secara jelas dengan menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada surat permintaan penawaran dari pembeli.
4.           Dalam membalas surat permintaan penawaran, jangan lupa menyebutkan nomor surat dan lain-lain hal dari surat yang dibalas.
5.           Sertakan lampirkan keterangan seperti brosur, leaflet sampel dan lain-lain sesuai dengan permintaan. Bila memungkinkan, sertakan juga samplenya.

Contoh Surat Penawaran Sebagia Jawaban Surat Permintaan penawawan

PT ABADI INDONESIA
Jalan Pelita Raya II No. 88, Surabaya
Telp 7777 7777, Fax 8888 88888
Website : http// www.abadi-indonesia.co.id
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor             : 099/AI/I/2016                                               11 Januari 2016
Lampiran         : Empat Lembar
Hal                  : Penawaran Harga Barang

Kepada
Yth. Manager Purchasing PT PRIMA ARTHA
Jalan Lembah Jingga VI Blok C. 1/ No. 22
Madiun

Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 9 Januari 2016 No 015/PA/I/2016 perihal permintaan daftar harga dan beberapa keterangan lain, telah kami terima. Kami sangat senang dan mengucapkan terima kasih atas perhatian Saudara terhadap perusahaan kami.
Untuk memenuhi permintaan Saudara tersebut, kiranya dapat kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut :
1.      Daftar harga Spring Bed dan Set Sofa produksi kami beserta brosur dan leafletnya kami kirimkan bersama surat ini. Harga yang tercantum pada daftar harga tersebut telah termasuk ongkos kirim sampai di tempat Saudara.
2.      Kami melayani pemesanan dengan desain yang dapat Saudara tentukan sendiri. Untuk kesepakatan harga dan desain dapat dibicarakan lebih lanjut.
3.      Pembayaran dapat Saudara lakukan maksimal dua minggu setelah barang sampai di tempat Saudara.
4.      Pembelian dalam partai besar, yaitu di atas sepuluh buah, kami memberikan discount sebesar 10%.
5.      Setiap produk Spring Bed dilampirkan kartu garansi resmi selama sepuluh tahun.
6.      Produk set sofa kami beri garansi selama 5 tahun.

Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan kepada Saudara. Semoga surat ini dapat menjadi jalan terjadinya transaksi jual beli yang menguntungkan bagi kita bersama. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk kembali menghubungi kami. Kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda dengan segera. Terima kasih.

                                                                                       Hormat kami,

                                                                                      
Juwita Saldo
                                                                                       Manajer Pemasaran